Wir suchen einen Administrative Coordinator (w/m/d), der interne Stakeholder in verschiedenen Tätigkeiten vor Ort in Nürnberg unterstützt, Ansprechpartner für diverse lokale Instanzen ist und die zentrale Schnittstelle zu unserer im Ausland angesiedelten Finanzabteilung bildet.

Deine Mission:

- Verantwortung für eingehende Rechnungen und Verträge, d.h. Empfang, Sortierung, Weiterleitung und Nachverfolgung (z.B. interne Freigabe, Zahlung bei Fälligkeit etc.)

- Ordnungsgemäße Ablage und Aufbewahrung von relevanten Dokumenten (z.B. Kaufverträge, Rechtsdokumente und sonstige Belege)

- Ansprechpartner für externe Finanzprüfer in Deutschland (Koordination und Weiterleitung an intern beteiligte Abteilungen)

  • Unterstützung des Collections Teams bei administrativen Tätigkeiten: o Beschaffung von Bescheinigungen (z.B. für steuerrechtlichen Wohnsitz inkl. Apostille)
  • Bereitstellung von Informationen für Debitorenbuchhaltung
  • Tägliche Überprüfung von Sfirm (Finanzsoftware) über Zahlungseingänge von Kunden
  • Unterstützung des Accounting Teams bei verschiedenen Aufgaben: o Koordination mit lokaler Bank z.B. in Bezug auf Dokumente (Ausfüllen, Stempeln, Übersetzen etc.) und Ansprechpartner vor Ort für die lokale Bank
  • Hilfestellung/Übersetzung und ggf. Klärung von Fragen (unter Umständen mit unserem externen Lohnbüro) zur deutschen Lohnbuchhaltung in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung
  • Erstellung von diversen Reports aus hauseigenen Tools
  • Drucken und Anbringen von Asset-Nummern auf Firmenequipment
  • Verwaltung von physischen Rechnungen/Dokumenten inkl. deren Ablage
  • Administration von Post und Dokumenten im Zusammenhang mit dem Finanzwesen inkl. derer Übersetzung, (falls benötigt) proaktivem Handeln und ggf. Einholen weiterer Ratschläge vom Finanzteam
  • Sammlung und Aufbewahrung von (Reise)Belegen von Kollegen vor Ort

 

Ort: Nürnberg (Deutschland), Vollzeit

Was du mitbringst:

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder entsprechende Berufserfahrung
  • Ausgeprägte Eigeninitiative und schnelle Auffassungsgabe
  • Hohes Maß an Selbständigkeit und Eigenorganisation
  • Gewissenhafte, strukturiere und pragmatische Arbeitsweise
  • Grundverständnis von allgemeinen Regularien in Deutschland (Behörden, Steuern und Sozialversicherung etc.)
  • Exzellente Deutschkenntnisse und sehr gute Englischkenntnisse
  • Sicherer Umgang mit MS-Office und Datenbankanwendung

 

Wenn wir dein Interesse geweckt haben und du Teil eines motivierten und dynamischen Teams werden möchtest, dann bewerbe dich jetzt mit deinem aktuellen Lebenslauf, Angaben zu deiner Motivation, deinen Gehaltsvorstellungen und deinem frühestmöglichen Eintrittstermin über Careers.Germany@Mobileum.com